[Projectleiding] Voorstel verbeteringen aankomende vergaderingen

[Attilla de Groot]

Hi Elger,

Ik heb hier geen op- of aanmerkingen op en ben het er mee eens.

Wat betreft punt 4/5, ik zou graag zien dat we gewoon de meetings al in plannen elke 6 weken en niet met Doodles werken. Ik heb de Doodle voor de meeting van de 16e in eerste instantie niet eens binnen gekregen, maar los daarvan is dit een oneindig proces met het aantal mensen. Niet iedereen zal bij elke meeting aanwezig zijn en dat moet ook prima zijn in dit stadium, zolang we alles duidelijk documenteren.

We hebben nu op de agenda staan:
- 16 November
- 11 Januari? (staat deze nu vast? :-))

Deze twee data zijn al ongeveer 6 weken uit elkaar. Lijkt mij verstandig als we nu al alles uitsturen (Julius? :-)).


Groet,
Attilla

> On 18 Oct 2019, at 15:16, Elger Jonker <elger at ifcat.org> wrote:
> 
> Hi all,
> 
> Ik wil graag de volgende dingen voorstellen rondom vergaderingen, zodat e.e.a. wat efficiënter en soepeler verloopt. Hopelijk zijn dit geen schokkende voorstellen :)
> 
> 
> 1: agenda editen met naam
> Graag het pad editen met je naam, dat kan rechts bovenin op het icoon met de poppetjes. Dit maakt het makkelijker om met de juiste mensen te praten over wat er staat. Zet bij onderwerpen of feedback ook altijd je naam, wat helpt als iemand per ongeluk de clean-authors-button gebruikt.
> 
> 
> 2: agenda items met inhoud
> Voeg een paragraaf of twee aan toelichting / referenties van het onderwerp. Hierdoor kunnen mensen zich inlezen en voorbereiden op wat besproken gaat worden, want we zijn met een best groot en divers team. Dit zal uiteraard niet in alle gevallen kunnen. In sommige gevallen hoeven we dan ook nog maar weinig te bespreken, wat ook weer tijdswinst is :)
> 
> Graag de huidige onderwerpen aanvullen.
> 
> 
> 3: kortere meetings
> De vorige meeting bij Attilla duurde te lang. Een aantal deelnemers gaf aan de dagen erna klachten ervaren wbt vermoeidheid / overprikkeling. Ook merk ik dat ikzelf en anderen van alles vergeten zijn. Dit zijn problemen die risico's met zich mee brengen, en we kunnen dit makkelijk voorkomen. Ik stel daarom voor om deze meeting rond de 2 a 2.5 uur te houden. Zie ook punt 4.
> 
> 
> 4: Herhalende meetings
> Ik stel voor om weer terug te vallen op het oude patroon: iedere 6 weken een fysieke meet van een middag en daarnaast ook weer de publieke online twee-wekelijkse mumble meetings. 
> 
> Hierdoor zijn er regelmatig beslissingsmomenten die niet al te lang op zich laten wachten. De vorige keer heeft dat veel storm getemd, en mensen die interesse hebben om alles te volgen weten dan ook waar ze moeten zijn. Lijkt me ook dat we de spelregels van toen weer hanteren: iedereen op mute behalve PL. Op aanvraag input van anderen. (Het is waarschijnlijk ook niet noodzakelijk dat iedereen van PL altijd bij deze meetings moet zijn, maar daarover staat iets op de agenda.)
> 
> 
> 5: Aanwezigheid en ver vooruit plannen
> We zullen iets moeten bedenken dat iedereen weleens wel/niet aanwezig kan zijn, zodat mensen niet te hard buiten de boot vallen (zoals Niels nu). 
> Ik ben nog aan het kijken welke data de mumbles waren. Volgens mij de dinsdagavonden oid. Ik ben toegang tot de SHA2017 pad aan het regelen, daar zit nu een login voor.
> 
> Net als vorige keer kunnen we alle meetings tot aan het evenement al plannen. Juist op lange termijn is dat super handig en stabiel.
> 
> 
> Ik hoor graag wat jullie hier van vinden. Zeker als er betere practices zijn hoor ik het graag :)
> 
> Groeten,
> Elger / Stitch
> 
> 
>> On Oct 15, 2019, at 19:20, Julius <julius at ifcat.org> wrote:
>> 
>> Hallo allen,
>> 
>> Zoals op de Signal groep besproken, hierbij de officiële uitnodiging voor de PL team meeting van 16 november 2019. Doel van de meeting is: "Kiezen nieuwe naam evenement 2021"
>> 
>> Datum & Tijd: 16 November 2019, 13:37 - 18:00
>> Plaats: Attilla's palace, Pretoriadreef 26, Utrecht
>> 
>> Pad: https://pad.ifcat.org/p/PL20191116
>> 
>> Laat tijdig weten als je niet aanwezig kunt zijn of agendapunten wil inbrengen.
>> 
>> Met vriendelijke groet,
>> 
>> Julius ter Pelkwijk
>> Secretaris IFCAT
>> <PLnovember.ics>_______________________________________________
>> Projectleiding mailing list
>> Projectleiding at lists.ifcat.org
>> https://lists.ifcat.org/mailman/listinfo/projectleiding
> 
> _______________________________________________
> Projectleiding mailing list
> Projectleiding at lists.ifcat.org
> https://lists.ifcat.org/mailman/listinfo/projectleiding