[Projectleiding] Voorstel verbeteringen aankomende vergaderingen

[Elger Jonker]

Hi all,

Ik wil graag de volgende dingen voorstellen rondom vergaderingen, zodat e.e.a. wat efficiënter en soepeler verloopt. Hopelijk zijn dit geen schokkende voorstellen :)


1: agenda editen met naam
Graag het pad editen met je naam, dat kan rechts bovenin op het icoon met de poppetjes. Dit maakt het makkelijker om met de juiste mensen te praten over wat er staat. Zet bij onderwerpen of feedback ook altijd je naam, wat helpt als iemand per ongeluk de clean-authors-button gebruikt.


2: agenda items met inhoud
Voeg een paragraaf of twee aan toelichting / referenties van het onderwerp. Hierdoor kunnen mensen zich inlezen en voorbereiden op wat besproken gaat worden, want we zijn met een best groot en divers team. Dit zal uiteraard niet in alle gevallen kunnen. In sommige gevallen hoeven we dan ook nog maar weinig te bespreken, wat ook weer tijdswinst is :)

Graag de huidige onderwerpen aanvullen.


3: kortere meetings
De vorige meeting bij Attilla duurde te lang. Een aantal deelnemers gaf aan de dagen erna klachten ervaren wbt vermoeidheid / overprikkeling. Ook merk ik dat ikzelf en anderen van alles vergeten zijn. Dit zijn problemen die risico's met zich mee brengen, en we kunnen dit makkelijk voorkomen. Ik stel daarom voor om deze meeting rond de 2 a 2.5 uur te houden. Zie ook punt 4.


4: Herhalende meetings
Ik stel voor om weer terug te vallen op het oude patroon: iedere 6 weken een fysieke meet van een middag en daarnaast ook weer de publieke online twee-wekelijkse mumble meetings. 

Hierdoor zijn er regelmatig beslissingsmomenten die niet al te lang op zich laten wachten. De vorige keer heeft dat veel storm getemd, en mensen die interesse hebben om alles te volgen weten dan ook waar ze moeten zijn. Lijkt me ook dat we de spelregels van toen weer hanteren: iedereen op mute behalve PL. Op aanvraag input van anderen. (Het is waarschijnlijk ook niet noodzakelijk dat iedereen van PL altijd bij deze meetings moet zijn, maar daarover staat iets op de agenda.)


5: Aanwezigheid en ver vooruit plannen
We zullen iets moeten bedenken dat iedereen weleens wel/niet aanwezig kan zijn, zodat mensen niet te hard buiten de boot vallen (zoals Niels nu). 
Ik ben nog aan het kijken welke data de mumbles waren. Volgens mij de dinsdagavonden oid. Ik ben toegang tot de SHA2017 pad aan het regelen, daar zit nu een login voor.

Net als vorige keer kunnen we alle meetings tot aan het evenement al plannen. Juist op lange termijn is dat super handig en stabiel.


Ik hoor graag wat jullie hier van vinden. Zeker als er betere practices zijn hoor ik het graag :)

Groeten,
Elger / Stitch


> On Oct 15, 2019, at 19:20, Julius <julius at ifcat.org> wrote:
> 
> Hallo allen,
> 
> Zoals op de Signal groep besproken, hierbij de officiële uitnodiging voor de PL team meeting van 16 november 2019. Doel van de meeting is: "Kiezen nieuwe naam evenement 2021"
> 
> Datum & Tijd: 16 November 2019, 13:37 - 18:00
> Plaats: Attilla's palace, Pretoriadreef 26, Utrecht
> 
> Pad: https://pad.ifcat.org/p/PL20191116
> 
> Laat tijdig weten als je niet aanwezig kunt zijn of agendapunten wil inbrengen.
> 
> Met vriendelijke groet,
> 
> Julius ter Pelkwijk
> Secretaris IFCAT
> <PLnovember.ics>_______________________________________________
> Projectleiding mailing list
> Projectleiding at lists.ifcat.org
> https://lists.ifcat.org/mailman/listinfo/projectleiding