[Projectleiding] Notulen projectleiding meeting 3 maart 2021

[Elger Jonker]

PL_meet 6 maart 2021

Aanwezig:  Nino, Stitch, Rizoom, Netsmurf, Straw, Boekenwuurm, mr. Seeker, Attilla, Juerd, Melinda
Afwezig: Coco (afgemeld), Nino (onderweg, dus heeft tot stemming 1 gemist)

Pad vorige meeting?
 https://pad.ifcat.org/p/MCHBreakpoint

Agenda:

Rondje: hoe staat iedereen er nu in?

0. Hoe staat het IFCAT bestuur op dit moment in de situatie? [Rizoom]
We zitten op dit moment met een gecancelled event en de nasleep daarvan. Die nasleep is niet voor iedereen het zelfde.
Sommige mensen richten zich op een nieuw evenement terwijl de oude plannen afgerond worden, anderen worden daar onrustig van. Hoe gaan we hier mee om?

Het kwam over dat Attilla en Julius wilden stoppen. Dat is niet het geval. Attilla wil zich richten op het afronden met de penningmeester verplichtingen tot het is 
afgerond en kijkt dan verder.

De vraag wordt gesteld of Attilla ook als penningmeester betrokken worden bij vervolginitatieven betrokken worden. Kan dat paralel lopen?
Attilla geeft aan dat dat niet kan. Geeft aan dat het not done / roekeloos is om verder te kijken. Niet okee is om met EMF e.d. te praten.

Elger geeft aan dat faciliteren voor de toekomst de vraag is die er ligt, en dus beantwoord moet worden. Dat geeft ook energie.

Julius geeft aan dat er een nieuw bestuur nodig is. Maar het nog niet duidelijk wanneer de overdracht is.

Elger geeft aan dat er al rondgekeken wordt. Er is een idee om het te overdragen aan een nieuwe groep in 2025.

1. Agenda uitnodigingen voor PL meets verduidelijken [Rizoom]
Er zijn in de loop van de tijd diverse uitnodigingen gestuurd. Sommigen staan van 12:00-17:00, van 14:00-15:45. Persoonlijk vind ik dit best wel irritant, als niemand anders er moeite mee heeft: prima.
Kunnen we alles wat er nu staat cancelen en 1 uitnodiging sturen voor de resterende meetings die begint op de begintijd en eindigt op de eindtijd?
[Rizoom]: Maak nieuwe meeting uitnodiging is verstuurd, vanaf 06-03-2021 3-weekelijks

2. Communicatie terugbetaling tickets [Attilla?] [10 min]
Janneke: ik ga er vanuit dat dit opgenomen moet worden in de blogpost, maar het stond bij de doelstellingen voor deze meeting.

https://pad.ifcat.org/p/mchpayback

Volgorde:
Het idee is om vanaf 16 maart te beginnen met terugbetalen van afgelopen 6 maanden.
Daarna bank transfers, maar ivm de BTW terugkomt nadat tickets zijn gerefund. De laatste 100 tickets volgen na de BTW, er wordt voorzien dat niemand in financiele problemen komt.
Er wordt een oproep gedaan dat als je een ticket hebt gekocht voor 16 september, dan moet je contact opnemen.
Ook van betaling via Transferwise (en wat andere) wordt ook gevraagd om rekeninggegevens.

Er wordt een voorziening getroffen dat mensen hun ticket kunnen doneren. Dat kan aangegeven worden via mail.

Vraag: de stripe undo bevat mogelijk donaties. Maar die worden niet teruggeboekt. -> Antwoord er wordt gekeken wat we ermee gaan doen.
Opmerking: het is qua administratie heel lastig om een gerefund ticket alsnog te doneren.

Vraag: is het mogelijk om de terugbetaaldatum uit te stellen, want hoe meer ruimte er is om te mailen dat men wil doneren, hoe meer dat oplevert. Bijv 26e.
Antwoord: dat gaat overlegd worden met Martin.

Er wordt opgemerkt dat de factuurdatum leidend is. Dat kan een ander moment zijn van de daadwerkelijke refund.
Opmerking: Ook over wat niet teruggevraagd wordt is het een donatie. Daar zitten verdere voordelen aan, zoals op donatie geen BTW zit.

Opmerking: Als je credit notas aanmaakt dan is het het makkelijkst.

Er is aangeboden om een webformuliertje te maken zodat donaties makkelijker worden. Dat kan vlot geregeld worden. Attilla komt erop terug.
Actie: Juerd en Attilla gaan chatten hierover.

3. Verdelen taken afhandeling lopende zaken MCH2021 [Rizoom] [15 min]
Er is vast van alles dat nu nog gedaan moet worden voor de 'afronding' van zaken die liepen voor een evenement in 2021. Wat zijn die zaken? Hoe kunnen we de last van die afronding verdelen? 

Attilla heeft contact opgenomen met leveranciers waar zicht op zat. Liander is afgezegd.
Jeroen heeft een paar mails gestuurd met cancelling.
Elger weet dat productiehuis de cancel heeft gestuurd.
Actie: Elger praat met sysadmin over wat te doen met servers / e.d.

Vraag: hoe houd je de informatie in stand. 
-> Actie: vraag om de wiki aan te vullen als afwikkeling.

Actie: elger mailt de orga met de vraag: dump alles qua organisatie op de wiki, zodat dit goed gedocumenteerd is. Als je grote bestanden naar secretary at ifcat.org
Actie: Julius en Rietje monitoren de input op secretary mail adres.

Besluit: de orgalijst blijft actief de komende jaren.

4. Onderzoek voor opties voor MCH202x [Stitch] [30 min]
Stitch heeft onderzocht wat toekomstige opties zouden kunnen zijn.
Om hier iets mee te kunnen, moeten we nadenken over een aantal zaken.

Een lijst met mogelijke opties. https://pad.ifcat.org/p/MCHBreakpoint

Voorstel baseline:
Voorstel van stitch is om een baseline te zetten: dus jaarlijks minimaal een overnachting op het scoutingterrein. 
Daarbovenop kijken wat er nog meer kan. Dus dan blijf je met het terrein en orga in contact. Orga en rondom. Max 500 mensen. Maar hangt af van wat er kan.

Reactie: mogelijk uitdagingen rondom covid. Mogelijk niet alleen orga dus dat kan wat groeien.
Reactie: we moeten kijken of we volgend jaar een full blown evenement te houden.
Reactie: goed om de orga bij elkaar te houden, maar dan alleen op de evenementen die er tussen zitten.

Besluit: er worden jaarlijks in ieder geval grotere orga meetings georganiseerd op het terrein.
Actie: boekenwuurm en elger gaan kijken hoe te communiceren.


Voorstel: Komt er een verplaatsing of een ander evenement?
- Is het een extra evenement in de serie of is het een ander evenement?

Rondje PL. Persoonlijke meningen.

Bij een evenement in 2022: is een organisatorische reset een must, zodat er minder loyaliteitsproblem / burnouts ontstaan. De naam en design zijn te hergebruiken. Qua loyaliteit: Als er iets groters wordt gedaan in 2022 dan is de kickoff ± 9 maanden voordat het evenement plaats gaat vinden. De naam wordt alleen exact zo gebruikt als het een evenement is voor ≥±3500 bezoekers als bedacht in 2021. In een andere situatie wordt het een variant zoals "MCH Mini" of iets wat herleid.

Stemming 1: "MCH naam alleen gebruiken bij ≥±3000 bezoekers":
    8 voor
    1 onthouding

Uitvraag "wie wil gaan uitzoeken wat er dit en volgend jaar kan qua organiseren van evenementen".

Damnlie: ja
Boekenwuurm: ja
Nino: dit jaar kan ik niet, volgend jaar wil ik meedenken
Rizoom: Ja
Straw: Attilla ondersteunen met het afronden, maar wil het niet uitzoeken, wel bereikbaar als er iets geregeld moet worden
Stitch: Ja, al lang mee bezig
Juerd: nu geen energie of motivatie, want ik zie MCH als getermineerd en trek de limbo-situatie slecht. Eventueel geïnteresseerd om te helpen zodra een nieuw plan concreet begint te worden. Wel beschikbaar voor afronden MCH2021.
Attilla: Geen motivatie en bezig met afhandeling MCH
Netsmurf : Ja ik wil daar aan meewerken, aktief meewerken aan uitzoeken datum en afsluiten grote contracten.
Julius: Nee
boekenwuurm: Ja, ik ga mee uitzoeken en daarna kijken we wel weer verder

Actie: Stitch stuurt datumprikker rond om de 6 mensen die willen uitzoeken wat er kan / moet gebeuren. Deze meeting gaat ergens in de komende week gebeuren.


5.  Update over blogpost [Boekenwuurm] [15 min]
Wat is de status van de blogpost?
https://pad.hackalot.nl/bKk2DurzQIqzigtDe_a4Gw?both
Is er hulp nodig?

De wens is om een datum te communiceren. Dat kan nog niet ivm onderzoek. Er wordt een slag om de arm gehouden wbt maand/maanden.
Todo: Deadline blogpost staat over anderhalve week: woensdag de 16e.
Actie: Boekenwuurm evalueert het blogpost en betrekt mensen erbij om af te ronden.
Besluit: na publiceren post gaat dat ook naar de orga lijst


6. Vanuit orga-mumble: plaatsmaken voor nieuwe PL? [Netsmurf]
Wie in PL ziet het zitten om in 2022 een evenement te organiseren en wie wil dat niet ?
Moeten mensen die dat niet zien zitten opstappen en plaats maken voor mensen die dat wel willen ?

Attilla: Als er in 2022 een groot (definitie zie boven) evenement wordt georganiseerd dan wilt (en kan) Attilla geen bestuurslid van IFCAT meer zijn.
Attilla: 2025 is tzt misschien een optie. iets kleins volgend jaar geen probleem.

Elger: Ik wil daar in meegaan, en zit wel te kijken naar bestuursoverdracht. Eventueel switchen van rol.
Julius: Ik kijk tzt. Als er een goed plan komt dan wil ik er aan meewerken.

Voor voor een groot evenement in 2022 zal er een andere penningmeester moeten zoeken.

7. Wat gebeurt er met het huidge IFCAT bestuur naar de toekomst? [Netsmurf]
Wie in IFCAT bestuur ziet het zitten om in 2022 een evenement te organiseren en wie wil dat niet ?
Moeten mensen die dat niet zien zitten opstappen en plaats maken voor mensen die dat wel willen ?

Actie: Julius plant een bestuursvergadering gepland hiervoor. (ook de statuten / 4 jaar)


8. WVTTK

Rietje is actiehouder voor een orga-merch hoodie of shirt. Boekenwuurm, attilla en netsmurf willen hier over meedenken.