[Projectleiding] Bepalen exacte tijd go/no go meeting 20201010

[Elger Jonker]

Hi all,

Voor 3 oktober invullen:
https://kies.bof.nl/dUSwfrQdps8WZtPG

Zaterdag 10 oktober (20201010) gaan we overleggen. Het gaat over de uitkomsten van het gesprek dat Netsmurf en Nino hebben gehad met de gemeente. Daaruit blijkt dat er nog geen duidelijkheid is of we 1 december een go kunnen krijgen. Daarom moeten we nadenken wat mogelijk is, met als vraag: wat houdt ons tegen om later een go/no go te kiezen? En o.a. subvragen: Zijn er contracten die ons dingen verplichten? Hoeveel tijd is er nodig voor annulering? - natuurlijk allemaal in het licht van Corona.

Initieel staat de tijd om 20:00. Omdat er vanuit 2 mensen is gevraagd of het eerder kan heb ik hierbij een tijdprikker voor die dag. 

Groeten,
Elger
06 1342 5622



Hierbij ook de notulen van de vorige twee keren dat er is gesproken over go/no go:

Het tijdspad dat is geschetst op 15 juli:

Op korte termijn gaan jeroen/niels met de gemeente praten om te vragen hoe ze het liefst communiceren en een timetable voor aanpak voorstellen.

Wij hebben de volgende aanpak voor ogen:
- vanaf ± de 2e week augustus worden vragen voorgelegd vanuit het evenement: wat wij voor ogen hebben, wat we nodig hebben, omgaan met nieuwe regels e.d. Er wordt ongeveer ±2 weken gewacht op antwoord, daarna opgevolgd.
- 1 september publiceert overheid nieuwe regels voor evenementen en festivals, die waarschijnlijk relevant zijn voor ons
- half september heeft de gemeente/ghor/ e.d. tijd nodig om te bezinnen hierop en te antwoorden
- begin oktober is er een fysieke meeting met gemeente/ghor om af te stemmen / overige vragen te stellen e.d.
- tot begin november heeft de gemeente/ghor e.d. tijd nodig om tot een antwoord te komen



Hierbij de notulen van 16 mei:
Opties zijn geëvalueerd. Zaken als "evenement als camping", "festivals", "ruimte" en "maximale grootte" en "wat vinden we nog een goed festival" zijn langsgekomen.

Samengevat uit de evaluatie:
- Terrein is groot en heeft veel ruimte voor afstand
- Minimaal 3500 personen nodig ivm begroting rondmaken en passend evenement
- Er wordt geen "1000 personen" evenement georganiseerd

Actiepunt: we gaan het gesprek met GGD GHOR inplannen begin Oktober en voor 1 December. Later is meer duidelijkheid
Actiepunt: contact zoeken met juridisch adviseur over restitutie bij vouchers/tickets etc
Besluit: rond September gaan we, afhankelijk van ontwikkelingen, een animocheck via vouchers doen
Besluit: 1 December is het Go / No Go moment: we kunnen dan uitstellen als het gesprek met GHOR zo uitvalt tot maximaal eind Januari