[Projectleiding] Notulen Go/No Go Meet 10 oktober 2020

[Elger Jonker]

Notulen Go/No Go Meet - 10 oktober 2020, begin 14:00

Aanwezig: Damnlie, Juerd, MrSeeker, Rizoom, CoCo, Attilla, Stitch, Boekenwuurm, Netsmurf
Afwezig: Nino, Straw

Doel van de meeting is het bepalen hoe we omgaan met de Corona situatie en onze go/no go momenten.

Netsmurf geeft een samenvatting van het gesprek met de gemeente. Eind september zijn Nino en Netsmurf daar geweest en hebben gesproken met de behandelaar van de vergunning en coordinator van de veiligheidsregio. Het gesprek was zeer positief met opmerkingen als: "we hebben nog nooit een evenement gehad waar zo weinig problemen mee zijn geweest, er is nauwelijks iets gebeurd". Zolang we de vergunningsaanvraag goed doorlopen, zoals de vorige keer, maar met de Corona meegenomen, geeft de gemeente een goede kans dat het evenement door kan gaan. De horizon wbt Corona bij de gemeente is ongeveer drie weken.

Er wordt aangegeven dat bij piekmomenten gemeenten, veiligheidsregio's, ggd's e.d. worden gepasseerd door de centrale overheid. Deze stuurt ad-hoc, volgens het OMT. Dat geeft voor MCH een boel onzekerheid.

Er zijn nu ook evenementen met veel bezoekers: Kermissen, en mogelijk straks kerstmarkten. Deze vallen naar gelang van regionale regels uit of gaan door. Deze zijn niet op ons te plaatsen omdat dit "doorstroom" evenementen zijn.

Netsmurf geeft aan dat er letterlijk is gevraagd of het uitmaakt hoe we het evenement inschieten. De ambtenaren gaven aan: wij beoordelen wat je aanlevert. Wij kennen alleen aantallen mensen: of dat nu een camping, kermis, kerstmarkt of hacker evenement is maakt niet uit.

Er is een rondje gehouden langs iedereen over hoe ze erin staan en wat zij ervaren. Daarin is te zien dat er persoonlijk leed ontstaat door de corona beperkingen. Algemeen wordt gezien dat de organisatie er goed voor staat, en daar energie zit. We willen graag door met organiseren en willen het go/no go moment aanpassen naar een ander concept.

Er is besloten dat we doorgaan met organiseren.
Er is besloten dat we "breakpoint" meetings gaan houden. Op deze meetings wordt gekeken naar wat de status is van Corona en de organisatie van het evenement. Deze eerste meetings staan rond:
- 1 december 2020 (voor start kaarverkoop)
- 1 april 2021 (verwachting einde golf 2 in zicht, vanaf mei zullen de grote kosten gaan lopen)

Actiepunt: Rietje(?) stuurt ongeveer anderhalve maand van tevoren een datumprikker uit.

Na 1 april zullen afhankelijk van de stand van zaken mogelijk maandelijks meetings hierover nodig zijn.

De angel van veel onzekerheid zit in het ad-hoc beleid van de overheid. Daarop is weinig te sturen. Er wordt aangegeven dat Nederland daarin ook achter loopt ten opzichte van Ierland en andere nabije landen. Die hebben verschillende niveaus gedefinieerd waarmee te bepalen is wat wel en niet kan zgn "opschalingsplan / afschalingsplan". We verwachten dat de Nederlandse overheid hierin gaat volgen, en een dergelijk schema bij elkaar copy-paste. Wereldwijd staat Nederland er op dit moment het slechtst voor. Zelfs als het regionaal goed gaat weet je niet wat je morgen kan verwachten omdat de overheid het roer ineens gaat vasthouden. 

Actiepunt: Juerd en Stitch gaan deze schalen verzamelen, naast elkaar leggen en kijken of hieruit een werkbare situatie komt. Bericht dit aan de projectleiding.

Vertrouwen vanuit de bezoekers is er. Vanuit de vouchers blijkt dat:
- 803 vouchers zijn verkocht, dat is ongeveer 23% van van 3500
- 2671,35 euro aan donaties is ontvangen door 200 personen. (gemiddeld 13.36 per persoon).
- betalingen verdeeld zijn over vele landen: tussen een derde en de helft is niet Nederlands: er is dus ook vertrouwen uit buitenlandse bezoekers

Actiepunt: Boekenwuurm gaat een longread samenstellen over de corona situatie / zgn 'ons statement'. Dit wordt gepubliceerd op het blog en gelinkt vanuit de alle communicatiekanalen. Dat gaat voor december (voor begin kaartverkoop) online. Hierin wordt o.a. meegenomen dat;
- per april er minimaal 1000 kaarten verkocht moeten zijn, anders is er geen draagvlak
- er breakpoint meetings zijn, waarin de situatie wordt onderzocht
- er veel energie wordt gestoken in corona-zekerheid en maatregelen
- overige relevante zaken voor bezoekers en organisatie

Vergadering gesloten om 15:28

Na de vergadering werd aangegeven dat hoewel de vergadering redelijk rustig verliep, het lastig was om aan het woord te komen. Er wordt de volgende keer meer gebruik gemaakt van het handjes systeem.