[Projectleiding] Team statusvelden uitgewerkt, graag status bijwerken voor health check

[Juerd Waalboer]

Hoi,

Die eerste kolom is volgens mij in de huidige vorm niet bruikbaar. Er
staan vinkjes en kruisjes die haaks staan op mijn inschatting.

Het is omschreven als:

    This team is required for the event:

    Meaning: without the deliverables of this team the event can not
    continue. For example: team:power is a requirement for lectures,
    recording, sanitation and so on. Counter example: a badge is a great add
    on to the event, but even if it fails, the event can continue safely.
    Crucial teams contribute to safety, essential services, hygiene, health.

Maar je maakt mij niet wijs dat het evenement echt onmogelijk door kan
gaan zonder een centraal georganiseerde feestje of zonder decoratie
(terwijl die volgens de lijst onmisbaar zijn), maar wel door kan gaan
zonder bijvoorbeeld een infodesk, afvalverwerking, NOC, en aansturing
van vrijwilligers (terwijl die volgens de lijst optioneel zijn).

Ofwel de uitleg die op de pagina staat klopt niet, ofwel we hebben echt
te verschillende ideeën over wat misbaar en onmisbaar is, ofwel er
worden foutjes gemaakt bij het invullen :)

Maar om eerlijk te zijn denk ik dat de ja/nee-vorm te ongenuanceerd is.
Er zijn namelijk best dingen die belangrijker zijn dan andere dingen,
maar in een echt noodgeval best ook geschrapt zouden kunnen worden. Ik
stel voor een aantal discrete niveaus te gebruiken, en daar ook
consequenties aan te koppelen:

    1. Show-stopper.

    Essentieel team. Als dit team faalt en we kunnen het niet op tijd
    garanderen, MOET het evenement worden geannuleerd. Meningen en
    gevoelens over de noodzaak van dit team zijn niet relevant, we
    worden gedwongen door externe oorzaken (bijv. wettelijke eisen), en
    zelfs primitief kamperen is uitgesloten als we dit niet op orde
    krijgen.

    2. Important.

    Zonder dit team zou er significant extra werk op het bordje van de
    andere teams terecht komen, en siginficante investeringen om het
    probleem te fixen zijn bespreekbaar. Maar in basis zijn eventuele
    problemen met genoeg geld en mensen nog wel op te lossen. Lukt het
    oplossen niet, dan zou het evenement in theorie kunnen doorgaan,
    maar waarschijnlijk willen we dat niet.

    3. Substance.

    Dit team maakt het evenement wat bezoekers ervan verwachten door de
    trend die door meerdere voorgaande edities is gezet en waar
    veel bezoekers speciaal voor komen, maar als het helemaal faalt, kunnen
    villages dat gedeeltelijk opvangen, zeker als ze op tijd
    geinformeerd worden. Uitval van 1 van deze teams is misschien nog te
    overzien, maar bij uitval van meerdere kunnen villages het gebrek
    niet compenseren.

    4. Flavour.

    Zonder de inspanningen van dit team hebben we een kaal en smakeloos
    basisevenement dat veel minder aantrekkelijk is dan we willen, maar
    het gaat om aankleding die ook voor een groot deel door villages en
    ad-hoc-vrijwilligers wordt geregeld. Deze dingen worden wel verwacht
    door bezoekers van onze voorgaande edities.

    5. New and improved.

    Dit team biedt iets, dat redelijk nieuw is voor dit evenement, maar
    we hebben in het redelijk recente verleden (HAR, OHM, SHA) zonder
    gedaan, dus als het niks wordt, kunnen we dat veilig negeren, ook al
    gaan we er van balen als we deze ambities niet halen.

Eigenlijk zou je dit op role-niveau moeten uitwerken of misschien zelfs
op individuele responsibilities, maar voor nu hou ik het even op de
grove schaal, dus teams, en ga ik bij elk team uit van hun belangrijkste
verantwoordelijkheden.

Zoals altijd is het voorstel een beginpunt voor discussie en zullen we
het ongetwijfeld niet over alles eens zijn. Maar als ik vlug een
indeling zou maken van de huidige teams langs de meetlat die ik net heb
gemaakt:

    1. Show-stopper.
        Team:Finance    - Eigenlijk het hele bestuur, ivm eindverantwoordelijkheid
        Team:First-AID  - Verplicht (extern inhuurbaar)
        Team:Permits    - Verplicht
        Team:Security   - Verplicht (extern inhuurbaar)
        Team:Terrain    - Diverse dingen die nodig zijn voor permit
        Team:Ticket & Entrance  - Nodig voor geld en bandjes (ivm security)

    2. Important.
        Team:Info       - Bespaart andere teams een hoop vragen
        Team:NOC        - Infra voor alles en iedereen
        Team:Off-site   - Levert aan andere teams
        Team:On-site    - Levert aan andere teams
        Team:POC        - Infra voor alles en iedereen
        Team:Power      - Infra voor alles en iedereen
        Team:Promo      - Nodig voor verkoop, maar evt door PL te doen
        Team:Sponsors   - Nodig voor geld, maar evt door PL te doen
        Team:Sysadmin   - Levert aan andere teams
        Team:Volunteers - Levert aan andere teams
        Team:Warehouse  - Levert aan andere teams
        Team:Waste      - Verplicht maar ad-hoc te regelen (extern inhuurbaar?)

    3. Substance.
        Team:Content    - Overlapt deels met wat villages doen
        Team:Family     - Grotendeels zelf-organiserend via gelijknamig village
        Team:Heralds    - Kan evt ad-hoc door Team:Volunteers worden gedaan
        Team:Horeca     - Overlapt deels met wat villages doen
        Team:Productiehuis - Eventueel in te huren, maar essentieel voor content
        Team:Speaker Desk - Kwaliteitsverbeteraar
        Team:Villages   - Gaan zonder aansturing zichzelf organiseren

    4. Flavour.
        Team:Clothing   - Identiteit
        Team:Deco       - Identiteit
        Team:Huisstijl  - Identiteit
        Team:Lounges    - Overlapt deels met wat villages doen
        Team:Press      - Identiteit
        Team:Shuttle    - Gemak voor bezoekers, nieuw sinds HAR

    5. New and improved.
        Team:Accessibility  - Nieuw sinds MCH
        Team:Badge          - Nieuw sinds SHA
        Team:Cohesion       - Nieuw sinds SHA
        Team:ColourMyMCH    - Nieuw sinds MCH, overlapt met villages
        Team:Demoparty      - Nieuw sinds MCH, overlapt met villages
        Team:Lighting       - Nieuw sinds MCH
        Team:Moebelhaus     - Nieuw sinds MCH
        Team:Partytent      - Nieuw sinds SHA(?), overlapt met villages
        Team:POC/Fieldphone - Nieuw sinds SHA
        Team:ROC            - Nieuw sinds SHA
        Team:Safe Harbour   - Nieuw sinds SHA, overlapt met villages

Een dergelijke genuanceerdere onderverdeling kan ook helpen bij het
toewijzen van schaarse resources zoals volunteers.
-- 
Met vriendelijke groet, // Kind regards, // Korajn salutojn,

Juerd Waalboer  <juerd at tnx.nl>
TNX