[Projectleiding] Notulen PL meet 27 juni 2020

[Elger Jonker]

Hi all,

Dit zijn de notulen van de vergadering van zojuist:


Notulen 27 Juni 2020

Pad: https://pad.ifcat.org/p/PL20200627
Aanwezig: Straw, Damnlie, Rizoom, Attilla, mrseeker, Netsmurf, Nino, Boekenwuurm, Stitch
Vanaf einde: Juerd

Meeting begint om: 12:30


Agenda vastgesteld.


1. toelichting wijze van vergaderen + voorstel actiepunten behandelen (5 min, Straw)

Besluiten:
- De openstaande actiepunten worden voor de vergadering afgetikt, hier worden faciliteiten voor gemaakt door Straw.
- PL poogt gedrag aan te passen zodat er meer van tevoren wordt bediscussieerd, voor kortere meetings (mail, bellen, klein comité e.d.) 


2. suggestie: ontwikkelen van minimum viable timeline ivm corona (15min Boekenwuurm)

Motivatieproblemen zijn ontstaan door corona. Teams hebben uitstel nodig of wachten af. 
Dus er zijn mogelijk teams en projecten die gaan wegvallen of minder kunnen presteren.

Er zijn een aantal grote dingen die wel echt moeten: er moet inzichtelijk worden gemaakt welke punten dat zijn.

Actiepunt: Een klein comité dat de lijst met noodzakelijkheden op een rij komt: Nino en Boekenwuurm. Notulen worden gestuurd naar PL.
Actiepunt: Straw zet onderwerp 'minimum viable timeline' volgende keer op agenda voor bespreking


3. suggestie: plannen training voor teamleads, teambuilding voor PL (15 min, Electrowolf via Straw)

Willen we teambuilding in PL: ja/nee -> gestemd. 100% voor. Rondom augustus / september.
Willen we training bieden aan teamleads over groepsdynamiek, leiderschap door Electrowolf.

Teamleads is een te klein selectiecriterium. Dit wordt aangeboden voor de hele orga.

(Er wordt aangegeven dat er ook een sessie komt voor safety/ehbo)

Besluiten:
Ja: we willen teambuilding in PL.
Ja: we willen training aanbieden aan de orga

Actiepunt:
Straw/Rizoom gaan een datumprikker sturen voor de teambuilding voor PL.

Actiepunt:
Straw, nino en damnlie overleggen over de aanpak en doen een voorstel.


4. ophalen mening: hoe bevalt orgamumble? (10 min, Boekenwuurm)

Evaluatie:
1: Wat gebeurd er: Er zijn mumbles, daar wordt gewerkt aan MCH.
2: Zijn we er okee mee: Voor de orga is het goed om samen te werken als voorgepland punt. Daarmee wordt bereikt wat voor ogen is, teams doen dat.
3: Verbeteringen: regelmaat is nodig. Er is geen datum nodig waarop iedereen kant.

Besluit:
Er wordt regelmaat gepland: 1e maandag van de maand, 3e woensdag van de maand. 
Er wordt een kalenderuitnodiging gemaakt en ze worden tot aan evenement in de wiki gezet.

Acties:
Attilla maakt een agenda-item aan en stuurt dit naar de orga.
Damnlie zet deze data en het patroon op de wiki.


5. suggestie: extra efforts hoe we nieuwe orgamensen kunnen helpen te 'landen' in de organisatie (10 min, Straw)

Actiepunt: Straw + Damnlie + Juerd + Synq + Stitch + Rizoom + Coco gaan een meeting hebben om onboarding te stroomlijnen en hier aanpassingen in door te voeren.
Actiepunt: Stitch plant deze meeting in.

Besluit: Straw gaat helpen nieuw talent te vinden zwaardere/bestuursfuncties.


6. wat is er te delen /PR (5 min, Boekenwuurm)

Suggesties:
- Het gaat de goede kant op qua corona, vooruitzichten zijn goed. Koppel orgameet op terrein er aan.
- Contract met scouting wordt aan gewerkt, laatste deel word afgerond
- Mogelijk om teams te interviewen en dat te delen


7. Orgameet

De datum staat: 21/22 augustus, ovb mogelijkheid Scoutingterrein
https://wiki.ifcat.org/MCH2021_Orga_Meeting_20200821

Meet wordt gezien als motivatie boost. Zullen iets andere regels gelden ivm de 1.5 meter maatschappij.

Besluit:
Stitch, Netsmurf en Rizoom nemen de leiding in het organiseren van de field day + night.

Actiepunt:
Het klein comité gaat na meeting de organisatie hiervan plannen.


8. check: documenten gedeeld sinds vorige PL meet


9. Overig/WVTTK

Voortgang Informatie / website:
Wordt aan gewerkt.

Notulen publiek:
Besluit: De notulen worden weer publiek.


Vergadering gesloten: 13:49