[Projectleiding] Notities Bespreking GAB 2-10-2024

[jeroen at ifcat.org]

Contract why2025 GAB

 

Aanwezig GAB : Jessica Bressers (Project leider GAB + 2 andere terreinen), Marieke van Beugen (Team leider Evenementen project leiders evenementen)

Aanwezig IFCAT : Jeroen van Veen 

 

Tekenen contracten ligt bij Mariekes Manager.

 

Camperen vrijwilligers komt in contract heb aangegeven in de driehoek.

Camperen bezoekers komt in contract

 

Driehoek LF wordt extra gehuurd, word door GAB besproken.

Stukje boven bij fietspad is niet beschikbaar.

 

Guest tickets mag 5% van totaal aantal bezoekers zijn = 175 bij 3500 bezoekers. 

Voorstel Marieke is 200.

 

Marieke stel E41.000 Ex BTW voor voor 3000 bzoekers. Is e13,66 per bezoeker.

Artikel 2 het woord jaarlijks gaat eruit, dit is de vaste vergoeding in het contract.

 

De variabele vergoeding is E13,66 per verkocht ticket boven de 3000, dus geen gescande tickets maar verkochte tickets.

 

GAB wil graag na het evenement een gemiddelde ticketprijs weten.

 

Aanbetaling E10K zoals henry voorstelt voor de vaste vergoeding.

 

2.6 voorschot variabel gaat eruit.

 

Borg terreinschade E10K komt met restant factuur vaste vergoeding 4 weken voor evenement

 

2.7 Verwijzing naar de schouw wordt opgenomen, en de schouw wordt meerdere keren let LF en GAB uitgevoerd worden. Verwachting is dat schade niet boven borg uit komt.

 

TIP GAB : In leveranciers contracten opnemen dat schade doorbelast kan worden

 

2.8 Opmerking variabele vergoeding gaat eruit.

 

Artikel 2.9 is puur op de facturatie en artikel 3.2 is op practische zaken, wordt niet aangepast.

 

2.10 Uitdraai ticketshop in excell is OK.

 

3.1 Epidemie is overheidsingrijpen, er staan wat voorbeelde in GAB wil er niets aan toevoegen. 

 

Voorstel vergoeding van 25% ongeveer E12k wordt besproken, GAB vind het wel laag en wil E20K zien. GAB wil heel graag duidelijkheid over wat we kunnen verzekeren.

 

3.3 10.4 bestaat niet gaat eruit.

 

4.2 Algemene verordening gaat gemaild worden door Jessica.

 

4.2 wordt ook bedrag wat we in 3.1 gaan afspreken.

 

4.3 Wordt specifiek voor WHY2025  gemaakt.

 

43 opgevallen wordt verandert in vrijgevallen, GAB moest er hard om lachen dat niemand het eerder opgevallen was.

 

5.6 Is bedoeld om buitenstaanders buiten te houden zodat wij terrein goed afsluiten.

Goede hekken, Verboden toegangs borden of bewakers bij alle afgesloten wegen/fietspaden.

 

Organisatie en bezoekers mogen via onze terrein routering wel terrein op.

 

Het verbod op rijden op fietspaden wordt opgeheven na aanlevering verkeersplan aan GAB en gemeente.

 

BELANGRIJK : Extern en intern Verkeersplan en terrein tekening bespreken met Jessica Bressers voor indienen vergunning bij gemeente !!!!!!! Jick aan Jessica koppelen

 

Nuts, stroom, water en riool /afval/communicatie (brief) omgevingJessica & Daan hebben lijsten. Brief combineren met LF ?

 

Jessica komt met koffie drink lijstje heel directe buren…….

 

Bijna hele vergunnings afspraak naar Jessica voor indienen bij gemeente zodat hij met GAB is afgestemd en Jessica bij gemeente kan zeggen dat alles bekend en afgestemd en akkoord is in gesprek bij de gemeente

 

5.8 Wordt specifiek gemaakt voor evenement voertuigen de rest is voor GAB.

 

5.10 Camping toestemming wordt hier gegeven.

 

5.12 Toestemming om te vliegen met drones wordt gegeven in bijlage, we moeten wel een kaart met gebieden en tijden aangeven.

 

5.14 5.15 Uitwerken in vergunning, verbod opnemen kolen BBQ en kampvuren van bezoekers. Opnemen dat we alleen gas BBQ’s en door ons georganiseerde kampvuren toestaan. Da wordt dat toegestaan. Hier vallen ook vlamenwerpers Dimitri onder. ~Geplande plekken opnemen op de evenementen kaart.

 

5.16 Glas Lastig ! Afspreken met de gemeente en GAB.

 

5.19 De zin voor meerjarige evenementen gaat eruit.

 

Ecologie :

 

Quickscan is al gedaan, geen factuur, die moeten we doorlezen.

 

Voor en na scan samen optrekken met LF en kosten delen, Jessica schat E1500,- opvragen bij LF is rondje lopen door ecoloog.

 

Is uitvoering landelijke wetgeving, weinig aan te doen.

 

6.5 Aangegeven dat we voor aanwezige nuts voorzieningen gaan.

 

Er komen vastrecht kosten bij…. 

Prijzen electra en water komen later… zijn nog niet bekend….

 

7.1 GAB gaat schouw procedure met LF vastleggen naast contract.

 

7.3 wil GAB niet aanpassen in gebreke stellen duurt te lang en past niet in tijdschema.

Opruimen haringen magneetwagen ? afstemmen met Daan ?

 

7.5 Onder 10K een offerte bij huisaannemer, boven 10K meerdere.

Wij mogen zelf op basis van werkomschrijving mogen wij zelf 2e offerte aanvragen.

 

Eerst akkoord schade, dan offerte huisaannemer, offerte wordt voorgelegd voor akkoord, dan uitvoering. Process ligt bij GAB en aannemer wordt betaald uit de borg

 

Ze vragen klein beetje vertrouwen in huisaannemer, GAB legt daar veel werk neer en is zelf ook gebaat bij lage prijzen.

 

7.7 De schade aan maaiers loopt in de duizenden euro’s GAB wil het niet aanpassen…

 

9.1c Is alleen van toepassing op het GAB terrein zelf dus op fietspaden op terrein wat we afsluiten. Dit is niet van toepassing buiten het gebied. Ook weer afstemmen met Daan die moet dat ook doen.

 

9.1e wordt verandert naar tot evenement.

 

9.2 overzichtsfoto’s  prima geen foto’s personen.

 

9.3 Wordt in overleg bepaald.

 

10.2 Wordt ovelegd met de jurist, krijgt andere vorm.

 

11 Vergoeding wordt naar af te spreken vergoeding verlaagd.

 

Vergoeding waterberging kosten derden gaat terug naar jurist en wordt aangepast.

 

12.5 komen ze op terug.

 

12.9 staat bij 12.8

 

Er komt een schriftelijke reactie en een verbeterd contract voorstel.

 

 

 

Jeroen van veen

Falco Networks

+31 6 524 30 987


-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <http://lists.ifcat.org/pipermail/projectleiding/attachments/20241002/e6fddfac/attachment.html>