[Projectleiding] PL meeting 21 september 2019

Tue Sep 24 14:55:11 CEST 2019

Hoi allen,

bij deze de notulen:

Ik heb geprobeerd ze makkelijk leesbaar te maken door alle actiepunten
geordend op naam (eigenaar) in een tabel te zetten. Volgende keer wil ik
daar ook einddata bij gaan zetten.

Daarna een tabel met Besluiten en daarna Afspraken. Dan de doorgeschoven
punten.

Dan volgen de notulen met tekst die niet onder een van die vier viel,
bijvoorbeeld belangrijke discussie inbreng. Ik denk dat het zo redelijk
compleet is. Ik denk ook dat lang niet alles er in hoeft.

De notulen worden afgesloten met feedback die ik nog opving na de
vergadering, dat kunnen we weer meenemen om het volgende keer weer net wat
beter te doen.

@Julius vul jij aan als je iets mist?

@all, willen jullie goed checken, aanvullen en/of verbeteren in een reply?
Dan hebben we aan het einde van de thread een complete versie en zouden we
de notulen volgende keer goed vast moeten kunnen stellen.

Ik heb misschien wat nicknames verkeerd geschreven... Mis je actiepunten
van jezelf? Voeg ze dan toe!

Suggesties welkom.

Janneke

Projectleiding Meeting 21 September 2019

Hoofdonderwerp: Voorbereidingen Algemene Kickoff SHA2021

13:37-18:00
Actiepunten

Actiepunt

Eigenaar

Uitgevoerd?

Backups zoeken voor eigen rollen in PL

Allen

Strategiebepalingssessie inplannen betreft sponsoring, met o.a. Juerd.
Stitch.

Attilla

Opnemen met Ruud, Rowan, Walter: terreinindeling en consequenties daarvan.

Attilla

Tijdens de Kick-Off vragen wie uit de aanwezigen welke rol zou willen.
Extra focus op mensen die Attilla kunnen ondersteunen bij zijn taken, o.a.
terrein en sponsoring en tenten.

Damnlie?

Bepalen strategie voor verzamelen input voor naam evenement - hoe praktisch?

Geen actiehouder - Stitch?

Presenteren van de “SHA2021 organizational clusters” tijdens de KickOff

Juerd

Uitschrijven wedstrijd voor design om community een kans te geven iets aan
te leveren

NOG GEEN ACTIEHOUDER

Juerd helpen met overzicht welke verantwoordelijkheden bij welke rollen
horen. Dit moet voor de kick-off gebeuren.

Rietje, Damnlie, Juerd, Rizoom, Boekenwurm

Programma samenstellen voor “Way of Working” sessie,

Hierbij ook nadenken hoe we om willen gaan met bijv. Hete hangijzers.

Rietje, Rizoom, Elektrowolf

Datumprikker, voor een weekend na 17 november voor “Way of Working” sessie

Rizoom

Zorgen voor praktische inschrijflijsten tijdens de KickOff

Rizoom

Rizoom mailt Juerd over duidelijker maken rollen die over veel lijnen heen
gaan, zoals Cohesion.

Rizoom

Statement die mensen kunnen communiceren opschrijven nav vraag aan PL.

Rizoom

Contact opnemen met vraagsteller aan PL

Rizoom

Attilla ondersteunen sponsorbeleid waar nodig

Rizoom

Presenteren van leden van PL tijdens de KickOff (niet op podium, maar
vanuit de zaal)

Stitch

Delen van document over omgaan met hangijzers met PL.

Stitch

Mooi maken programma kick-off, met juiste volgorde.

Voorstel Juerd: Rollen -> grote pauze. Voorstel Naam -> Na de pauze en
meteen daarna door naar volgende onderwerp.

Stitch

Checken bij een deelnemer van Hack42 of zij het cluster ‘Conference’ op
zich wil nemen

Stitch

Contact opnemen met Sebastius over zijn rol binnen PL

Stitch

Mailinglijst gelijk trekken met mensen die aangegeven hebben betrokken te
willen zijn bij PL

Stitch

Afgerond

Checken bij Chris of hij inderdaad alleen deco wil doen voor SHA2021

Stitch

Besluiten

Besluit

Sponsorbeleid: Beleid wat staat pakken we mee, ongewijzigd. Als blijkt dat
sponsorbeleid aangepast moet worden, dan wordt overlegd met PL. Dit kan in
een fysieke meeting, maar ook middels +1 per mail.

Voertaal PL/EMT/Security: Sleutelposities zullen vervuld worden door
Nederlandssprekenden, zoals ook verplicht i.v.m. vergunningen.

Vragen van commitment: Alle hulp is welkom. In principe ‘Ja’ zeggen bij
open vacatures. Zijn er geen vacatures, speel dan contactgegevens door van
de mensen die de gewilde rol al hebben. Dan kunnen ze dat samen
uitzoeken. Vrijwillig
is niet vrijblijvend. Dat wil niet zeggen dat je de hele rit uit moet
zitten, maar dan vragen we wel overdraagbaarheid.

Vraag aan PL: Aanpak voorgesteld door Rizoom goedgekeurd. Vragen kunnen bij
Rizoom.

Afspraken

Afspraak

Notulen moeten duidelijker: wat is besproken, wat is er besloten en wat
zijn de actiepunten.

Aan het einde van vergaderingen lopen we de besluiten en actiepunten na

De volgende mensen hebben zich gecommitteerd aan PL tijdens de meeting:
Attilla, Damnlie, Nestmurf, Stitch, Rietje, Rizoom, MrSeeker, Boekenwurm,
Juerd (Elektrowolf, aangegeven door Rietje)

Hete hangijzers en algemeen - als er iets speelt, ga dan niet vanuit jezelf
reageren en overleg met andere leden van PL. We moeten voorkomen dat we
verschillende meningen uiten of tegenstrijdige acties uitvoeren. Zorg voor
ruggespraak. Wacht met reageren.

Knorrie en Juerd dragen zorg voor Organieuws. Het is een
communicatiekanaal: dit is er gebeurd, en wanneer/waar zijn de meetings.
Dit is neutraal. Blog komt niet op organieuws. Dus blog blijft noodzakelijk.

Binnen 6 maanden moet er meer duidelijk zijn over wie het 1e aanspreekpunt
is voor welke ‘ teams’  en wie in die teams willen zitten.

Naam evenement - Voorstel van Stitch wordt gepresenteerd op Kick-Off, we
doen daar een stemming over.

Voors en tegens worden gepresenteerd door Juerd en Stitch middels lightning
talks.

PL maakt de uiteindelijke beslissing uit mogelijke opties.

Drie weken reactietermijn voor ideeën over de naam na de kickoff, moet er 7
november zijn ivm in gang zetten dingen.

Cluster verdeling binnen PL:

Health & Safety Niels

Management Bestuur

Horeca Netsmurf

Finance Attilla

Logistics Juerd met kanttekening: zolang beschikbaar

Publicity Boekenwurm

Participation Damnlie (Rizoom, Boekenwurm)

Cohesion Rizoom

Arrival& departure Damnlie

Infra Stitch

Conference ?

Terrain Attilla

Rietje ondersteunend aan Attilla

Voorlopig programma KickOff:

- Tijdlijn bespreken [Stitch]

- Juerd: Presentatie SHA2021 organizational clusters

- Rollen en interesse voor rollen peilen; indelen teams [Juerd]

- Presentatie vactatures en ondersteuning [Juerd]

- Aankondigen ORGA nieuws [Juerd]

- Naam evenement [Stitch]

- Oproep sponsoring [Attilla]

- Attilla: Update financieel

Laatste versie op de wiki!

Midden volgend jaar willen we de begroting af hebben, het plan voor verkoop
tickets moet dan ook af zijn.

Dingen die ver van te voren kunnen, moeten we ook ver van te voren doen. We
houden de tijdslijn in de gaten en proberen zoveel mogelijk vooruit te
werken.

Doorgeschoven punten

Doorgeschoven punten

Eigenaar

Bar/horeca/aankleding

Netsmurf

Challenge aan vilages / gemeenschappelijk build challenge

Netsmurf

Healthcheck organisatie

Stitch

Online presence

Stitch

Bespreken discussiepunten uit vorige notulen

MrSeeker

Overige notulen

Deze notulen zijn ontdaan van de actiepunten, besluiten en afspraken. Die
staan in de tabellen hierboven.
Aanwezigen

Attilla, Damnlie, Netsmurf, Stitch, Rietje, Rizoom, MrSeeker, Boekenwurm,
Juerd

Later: Chris (uiteindelijk niet aanwezig)

Afwezig: Niels, Sebastius, Elektrowolf

Vastgestelde agenda

Inhoudelijke agendapunten:

   -

   Wie is onderdeel van PL? (Stitch, 15 min)
   -

   Vraag aan PL/Bestuur n.a.v. 2017 (Rizoom 10 min)
   -

   Tentreserveringen, Sponsoring, Finance (Attilla 15 min)
   -

   Voertaal pl/security/emt (Stitch 10 min)
   -

   Voorbereidingen Kickoff
   -

      Clusters/Teams & verantwoordelijkheden (Juerd, 20 min)
      -

      Healthcheck organisatie (Stitch 5min)
      -

      Concept "hackerevenement", commitment vragen (Juerd, 5 min)
      -

      Vaststellen programma (Stitch, 10 min)
      -

   Hete Hangijzers (Stitch 10 min)
   -

   Online presence (Stitch 10 min)
   -

   Way of working/Be excellent to each other (Rizoom/Rietje 15 min)
   -

      Voorstel om hier wat voor in te plannen
      -

      discussies in person/meetings en niet op signal.
      -

   Plannen voor Cohesion team (Rizoom 5 min)
   -

   Naam evenement (Stitch 15 min)
   -

   Design briefing en voorbeeld (Stitch, 5 min)
   -

   Bar/horeca/aankleding. (Netsmurf, 5 min)
   -

   Challenge aan vilages / gemeenschappelijk build challenge. (Netsmurf, 10
   min)
   -

   Mededeling organieuws (Juerd, 5 min)

Tijdens de vergadering is het volgende punt geschrapt omdat niemand zich
kon herinneren waar dit over ging: "gezelligheid" vanuit PL (Netsmurf 10
min)

Rondje langs team, hoe is het ermee?

Alle aanwezigen (Chris nog afwezig) vertellen hoe het hen vergaan is sinds
de vorige vergadering.

Vaststellen agenda

Verzoek tot time-boxen en efficient vergaderen. Rietje neemt hier het
voortouw in.

Agenda vastgesteld zoals hierboven weergegeven.

Vaststellen notulen vorige vergadering

Besluitvorming duidelijk vastleggen, en manier van besluitvorming
vastleggen (vooral in geval van stemming). Notulen niet vastgesteld.
Wijzigingen moeten doorgevoerd worden.

Stitch besluit om punten van discussie uit de laatste notulen te bespreken
in komende vergaderingen indien nodig.

Wie is onderdeel van PL?

Stitch ligt het oorspronkelijke idee toe van PL toe. PL is een fallback
team geworden voor zaken die niet geregeld waren.

Het is voor de organisatie beter als het werk verdeeld wordt over veel
mensen.

Ideaalbeeld: adviseren, coachen, faciliteren, motiveren van teams. Teams
doen het daadwerkelijke werk. Stitch geeft aan dat hij verwacht dat PL niet
echt nodig zal zijn.

Juerd geeft aan coachen en inspireren niet als main taak te zien, maar meer
het overzicht houden over wat er gedaan moet worden (to do list) en checken
of die dingen ook daadwerkelijk gedaan worden.

Het uitvoeren van de healthcheck voor de teams is onderdeel van PL.

Attilla: sommige besluiten worden ook door PL gemaakt, zoals besluiten met
financiële impact.

Vraag aan PL/Bestuur n.a.v. 2017

Aanpak voorgesteld door Rizoom goedgekeurd. Vragen kunnen bij Rizoom.

Tentreserveringen, Sponsoring, Finance

Tenten

Attilla wil tentreserveringen vroeg rond hebben en heeft contact gehad met
van Oort, daar zijn goede ervaringen mee vanuit SHA2017. Daar is nog geen
concrete uitkomst van.

Netsmurf geeft aan mooiere tenten te willen. Attilla wil de aantallen
leveranciers beperkt houden en kijken wat mogelijk is met de leveranciers
waar we ervaring mee hebben.

Finance

Elektrowolf en Attilla hebben een voorlopige begroting gemaakt. Attilla
geeft een toelichting op de concept begroting.

Kosten voor bepaalde dingen moeten nog beter in kaart gebracht worden. Nu
is de begroting gebaseerd op de kosten van de vorige SHA. Deze moet nog
omgeschreven worden naar wat we willen met de volgende SHA.

Attilla heeft met scouting gesproken en is in overleg over exclusiviteit en
terreingebruik voor het volgende evenement. Hier is nog geen concrete
uitkomst uitgekomen.

Juerd geeft aan dat er met creëren van camperterrein extra mogelijkheden
ontstaan. Netsmurf geeft aan dat di took met scouting besproken is en dat
daar mogelijkheden voor gecreëerd zijn op het terrein (voor >200 campers).

Sponsoring

Attilla heeft sponsoring gevraagd bij  RIPE.

Attilla is met Heleen bezig met een sponsordocument, flyer.

Sponsoringstrategie daar moet nog een dicussie over gevoerd worden; Stitch
verwacht problemen rondom strategie, controverse in de community.

PAUZE

Stitch geeft aan dat vooraf duidelijk gemaakt moet worden waar geld naar
toe gaat bij sponsoring. Attilla vind dat lastig, SHA2017 had conservatief
beleid. Attilla wil een middenweg zonder de fouten te herhalen van eerdere
evenmenten. Rizoom doet interventie en vraagt of dit geen onderwerp is voor
de strategiebepalinsssessie die actiepunt van Attilla is.

Punt wordt geparkeerd en in kleiner committee opgepakt.

Rietje vraagt Attilla of hij extra ondersteuning nodig heeft bij sponsoring
en sponsorbeleid. Attilla geeft aan hulp te kunnen gebruiken.

Damnlie vraagt wie uit PL Attilla wil ondersteunen. Rizoom geeft aan te
willen ondersteunen, maar wel sturing nodig te hbben. Rietje doet voorstel
om op de kick-off mensen echt op te roepen mee te gaan ondersteunen voor
Attilla o.a. terrein en sponsoring en tenten.

Voertaal pl/security/emt

Stitch geeft aan dat Engels op veel meetings voertaal zal zijn, maar stelt
de vraag hoe dat zit met security en geeft aan wel Nederlandstalige
security te willen. Netsmurf geeft aan dat de helft van security Nederlands
moet zijn. Daar zijn we toe verplicht.

Voorbereiding Kick-Off

 Clusters/Teams & verantwoordelijkheden

Juerd presenteert een afbeelding van ideaalbeeld van hoe we de structuur
van de organisatie van het evenement kunnen voorgeven. [SHA2021
organizational clusters]

Netsmurf geeft aan dat het hem handig lijkt als vanuit PL duidelijk
aangegeven wordt welke dingen gedaan moeten worden en bij welk team die
horen.

Juerd stelt voor om mensen te laten aangeven welke rollen ze zouden willen
vervullen. In welke teams ze komen te zitten kan in een later stadium.

GROTE PAUZE

Hoe de clusters er uit zien is nog niet duidelijk. De huidige configuratie
kan nog verschuiven. Binnen 6 maanden moet er meer duidelijk zijn over wie
het 1e aanspreekpunt is voor welke ‘ teams’.

Concept "hackerevenement", commitment vragen

Was oorspronkelijk niet het punt van Juerd. Hij geeft aan dat het moeilijk
is voor mensen om commitment te geven voor de komende 2 jaar.

Attilla vult aan dat wel afhankelijk is van de rol en de tijdslijn.

We moeten niet perse zeggen dat we van iedereen commitment verwachten voor
de komende 2 jaar, maar meer voor zolang ze willen en kunnen. Als je
commitment moeilijk vind te geven, zorg dan voor overdraagbaarheid.

Hete hangijzers

Hoe meer energie je er in stopt, hoe groter het probleem wordt. Het gaat om
dingen die kunnen spelen, en hoe we daar mee om willen gaan. Dit kan ook
besproken worden op de “Way of Working”  sessie.

Plannen cohesion

Rizoom geeft aan graag een team samen te willen stellen met professionals
uit haar eigen netwerk en mensen uit de community, om zo er voor te zorgen
dat de last van het Cohesion team efficiënt verdeeld wordt en zodat zij hun
kennis kunnen overdragen aan mensen uit de community. Het plan is nog pril.
De reacties zijn unaniem positief. Plan goedgekeurd

Online presence

Potentieel heet hangijzer. PL is het eens over dit punt. We gaan pas iets
doen als er iets aan de hand is. Bespreken van dit punt doorschuiven naar
een volgende vergadering

Damnlie brengt punt in: zorg dat je jezelf laat zien in de community. Zorg
dat je vertrouwen wint.

Feedback na vergadering:

   1.

   Tijd bepalen voor agendapunten werkt goed.
   2.

   Het timen met een telefoon zodat duidelijk is middels een alarm dat de
   tijd voor een punt op is wordt door sommigen aanwezigen ervaren als een
   prettige neutrale manier van afkappen.
   3.

   Strakke structuur werkt goed.
   4.

   Vergadertijd was wel lang voor sommige aanwezigen.
-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <http://lists.ifcat.org/pipermail/projectleiding/attachments/20190924/f8b5afaa/attachment.html>