[Projectleiding] Notulen PL meeting 13 feb 2021

[Elger Jonker]

PL_meet 13 febr 2021

Aanwezig: Rizoom, Boekenwuurm, Nino, Straw, Damnlie, Attilla, Netsmurf, Coco
Afwezig: Juerd, Julius
    
 Pad vorige meeting?
 
 
 Agenda:
     
1. Boekenwuurm: verzoek van team badge:
1) Blijft Stichting IFCAT beschikbaar als rechtspersoon voor badge-bestellingen, sponsoring en productie, ook als het fysieke evenement geannuleerd word?
2) In het geval van het annuleren van het fysieke evenement, mag de MCH naam dan gebruikt worden voor het uitleveren van de badge en als kapstok voor een online alternatief evenement op 6-10 augustus?
2b) Zijn er PL'ers die daar aan mee willen werken?
-> actie Attilla + boekenwuurm: meeting met badge plannen
-> actie: Elger + Atilla + Boekenwuurm + badgeteam gaan praten -> afpellen wat er allemaal van elkaar afhangt, wat de opties zijn in de diverse scenario's voor MCH

De vragen kwamen vanuit het idee dat er een online evenement kwam. Maar die conclusie is nog niet gemaakt.
Er wordt aangegeven dat Badge team de badge wil uitbrengen zoals met de Campzone is gedaan. Dat ontbreekt in de mail.
Attilla wil een gestructureerd plan zien en wat ze vragen aan de stichting.


2. Team terrain: PL graag voortouw nemen in tenten beslissingen: paar grote, veel kleine

De regelgeving is nu volstrekt onduidelijk. Wellicht hebben we grote tenten nodig vanuit de veiligheidsregio.
In het ideale scenario willen we normale grote tenten zoals normaal.
Grote tenten cancellen kan niet ongedaan worden gemaakt: dus dat weghalen betekent geen opties meer.
Kleine tenten kan je altijd makkelijk bijbestellen. Kleine tenten zijn in verhouding ook veel duurder.
Besluit: Grote tenten blijven

3. Team Terrain: campertickets extra toevoegen ja/nee? waar op terrein/wie beslist dat

We dachten dat 100 voldoende is. Maar blijkbaar niet. Het levert niet de wereld op. Als het op terrein past en als scouting dat ok vindt.
Team terrein: geef aan waar ze ongeveer uitkomen en hoeveel plekken zijn er echt beschikbaar.
"scouting werkt mee aan het beschikbaar maken van een substantieel aantal camperplaatsen" 
Er wordt vooral gekeken aan: lekbakken, dekens, geen olie op het terrein.
Actie: team terrain doet een voorstel waar ruimte is, dan wordt dat voorgelegd aan scouting via Attilla (buitendijks zijn hier goede opties voor zeg netsmurf)


4 Rietje + Atilla: nieuwtje over terrein van scouting: glamping de Wereld is op het terrein? ipv scoutinghuis?

Actie: Attilla reageert op mail van peter. Er is input gegeven dat we willen blijven bij eerdere afspraken maar wel willen meedenken.
Er wordt uitgezocht waar op het terrein die tenten staan en hoe/of die beschikbaar zijn. -> voor ons is het nog onbekend hoe en wat.
wbt 'scoutinghuis' -> dit is hoogstens voor slaapplekken niet voor het vesten van teams


5. Elger: meningsbeeld verzamelen uit orga - how to - discussie?

Besluit: De vraag: We krijgen veel vragen en krijgen veel vragen. We hebben einde van de maand een breakpoint meeting gepland: wat jullie hiervan en wat moeten we doen met het evenement.

Iedereen is positief dat we er uberhaupt mee bezig zijn. Er zijn al eerdere reacties.


6. Agenda 24e

Besluit: Graag een samenvatting en stemming na punt 2.
Besluit: Een stemming na punt 3.

Actie afwezigen: kan je niet bij de meeting zijn: geef door aan Stitch wat de stand van zaken is van je teams en wat je mening / stem is.
Besluit: We willen geen discussieketen in de mail. Maar er mag wel input gedeeld worden (zoals het meningsbeeld, bronnen en cijfers)
Kan naar de projectleiding lijst, zonder naam en rugnummer ivm transparante organisatie.