[Projectleiding] Badgeproject (in sponsordocument)

Mon Dec 30 11:29:13 CET 2019

Hi Bas,

> On 30 Dec 2019, at 01:42, bas at badge.team wrote:
> 
> Hoi, we (badge.team kern: Anne Jan, Renze, Bas, Tom) zitten met wat verbazing het concept sponsordocument te lezen. Er wordt nogal wat beloofd wat betreft de badge en we voelen ons daar niet helemaal lekker bij, met name omdat wij (badge.team) niet betrokken zijn geweest in het samenstellen van deze pagina’s. Om wederzijdse verrassingen en teleurstellingen te voorkomen willen we graag in gesprek gaan voordat dit document ingezet wordt.
> 
> In de basis is het prima dat de badge de hoer van het evenement is. Het is een leuk prestige-project waar mensen graag hun naam aan verbinden, en de SHA2017 badge was een groot succes.
> 
> Wat er mist is dat iemand van jullie komt praten met enkelen van ons, en redelijk uitgebreid: het is immers een project van meer dan een halve ton. Wij willen het raamwerk afspreken waarin wij moeten functioneren, dus budget, aantallen, tijd, middelen op veld, wensen, sponsoren etc. Zonder dit kunnen wij niet gaan rekenen en op gang komen. En dat gesprek moet natuurlijk snel plaatsvinden, anders gaan we het niet eens redden om een badge te kunnen maken.

Ik begrijp niet helemaal waar de verbazing vandaan komt, aangezien we deze intenties besproken hebben bij de meeting bij Hack42. Jij vond het destijds geen probleem om logo’s op de badge te hebben zoals de laatste keer en het prima om te gebruiken voor sponsor doeleinden en zelfs iets extra’s zoals een app bouwen (dit heb ik van jou vandaan zelfs). Maar los van dit alles is dit een concept document (niets is nog definitief). Aangezien het “bouwen van een app” specifiek iets van jullie verwacht moeten we dit uiteraard met jullie bespreken. We hebben echt niet de intentie om dit zonder overleg te doen en er zijn geen redenen om je zorgen te maken, maar ik heb geen tijd gehad om met jou/jullie nog om de tafel te gaan zitten.

> Momenteel is de status van badge.team wat betreft MCH2021: we zijn nog aan het zoeken naar wat we precies willen maken, en waarom. We hebben nog geen onmiddelijke ’spark’. We hebben al wel wat features in gedachten, maar omdat we niet goed weten wat we kunnen maken (met name budgettair) is er nog niet een 'geheel'. We willen alleen een project dat voor onszelf ook leuk/leerzaam/uitdagend is om te doen, dat is voor ons allemaal belangrijk.

Dat is uiteraard helemaal prima en dat moet in detail besproken worden. Wanneer hebben jullie tijd?

> We hebben al een aantal gespreksonderwerpen op een rijtje staan, bij sommige hebben we ook al concrete vragen.

Houd er wel rekening mee dat het spondordocument een marketing insteek heeft en wij los daarvan een sponsorovereenkomst aan moeten gaan waarin we details afspreken. Het is lastig omdat je al conclusies trekt uit een concept document. Maar hierbij een korte reactie op wat de ideeen zijn.

> Punten uit het document:
> - Badge project kan en zal gruwelijk falen. We hebben tot nu toe elke badge moeten fixen op het laatste moment. We zijn letterlijk door het oog van de naald gekropen met SHA2017, we hadden feitelijk misschien maar 2000 badges werkend. Daarom moet het voor sponsors duidelijk zijn dat het zou kunnen dat er niet genoeg of helemaal geen werkende badges zijn op het evenement.

Ja, dit moet een grote disclaimer zijn in een overeenkomst. Dit betreft een project waar een sponsor geen rechten aan kan ontlenen door de risico’s die er aan vast zitten.

> - Logo on badge
> Wat wordt hiermee bedoeld? Op de hardware? In de software? Er is hierbij al uitgegaan dat het op de hardware past (een afdruk in silkscreen bv), of dat we überhaupt een display gaan monteren om het in software te laten zien. Wij willen van onze bezoekers geen wandelend reclamebord maken, dus wij geven sterk de voorkeur minimaal de voorkant en lanyard sponsor-logo-vrij te houden. In de software kan er van alles, net zoals vorige keer). De badge is van het event, niet van de sponsor. 

In de software, net als de vorige keer.

> - Sponsor created app installed on badge
> Prima, maar zal net als bij de vorige editie de-installeerbaar zijn. We weten nog niet of we weer voor een app-concept gaan (vermoedelijk wel). Maar ook: we weten niet of we alles zodanig op tijd bruikbaar hebben dat sponsors apps kunnen schrijven. Het SHA2017 ecosysteem begon pas te werken mid Juni en werkte toen ongedocumenteerd en heel brak. We hebben meerdere keren de software zodanig aangepast dat oude apps niet meer werkten.

Uiteraard. :)

> - Badge team app creation assistance
> Dit is de trigger die ons het meest verontrust. Wat bedoel je hier mee? Wij gaan, zeker in de aanloop naar het event, enorm druk zijn in onze vrijwilligerstijd. Wil je iemand inhuren, dan moeten we dat meenemen in het budget (~€100/uur, ex BTW).

Wij hebben dit besproken om zoiets aan een grote sponsor voor te stellen. Vandaar dat het alleen bij een sponsor van 75k staat. Ik begrijp dat dit kosten met zich meebrengt, maar als we een sponsor vinden die dit wil sponsoren dan is dit een probleem dat ik graag op dat moment oplos en waar dan ook budget voor beschikbaar is.

> - Possibility to add goodie/flyer to welcome package
> We gaan er van uit dat hier de badge mee bedoeld wordt (zoals vorige keer de TransIP flyer) en dan hebben we er een logistieke mening over. Elke insert neemt ruimte in (minder spannend) maar kost ook tijd om te doen. Ga uit van 5-10 seconden voor een item, dus bij 4500 badges is dat dan 6-12 uur vrijwilligerstijd PER object. Oftewel per item moeten we een extra vrijwilliger regelen. Daarnaast is er nog de communicatieve uitdaging en de inkoop (bv ander zakje) die er op aangepast moeten worden, en natuurlijk de leveringsdeadlines om op tijd voor de sweatshops te zijn.

Dit begrijp ik helemaal. Wat we echter niet moeten vergeten is dat we nu 20 maanden voor het evenement zitten. Met de badge (en andere zaken) zijn we concreet pas 6 maanden voor het evenement mee begonnen. Ja het kost tijd en dit moeten we zeker gaan bekijken, maar doordat we op tijd zijn is dit een probleem dat we op kunnen lossen.

> Andere gespreksonderwerpen (oa):
> 
> - Op welke punten kan en mag de badge falen
> - Aantal badges
> - (voorlopige) geplande functionaliteit
> - Sponsoren (cash en component/diensten sponsoren), wat mogen we ze bieden?
> - Budgetten (ook voor POC en prototypes)
> - Presence op het veld (badgebar?) en wensen/budgetten daarvoor
> - Vrijwilligers in de aanloop naar event (sweatshop) en hoe houden we die happy met eten/drinken
> 
> Uiteraard gaan een aantal van de bespreekpunten no-brainers zijn en weten we allemaal wel wat het is en hoe het zit. Maar het is goed om alle verwachtingen over en weer goed door te lopen voordat we committen.

Deze punten zijn goed om te bespreken. Wanneer hebben jullie hier tijd voor?

> - Tickets voor de badge.team harde kern die er een anderhalf jaar lang honderden/duizenden uren in steken. Oftewel vrijwilligersmanagement. Bedenk ook dat we vorige keer ook op het veld ruim full-time (met veel plezier!) hebben gevrijwilligd, nadat we dat ook al in de aanloop hebben gedaan. Ter vergelijk: bij HackerHotel wordt dan een deel van, of een volledig ticket vergoed. Hiermee willen we niet aangeven dat we een stel prima-donna's zijn met grootheidswaanzin, maar wel dat we de erkenning van deze donatie van tijd belangrijk vinden. 

Dit is het enige dat ik als een probleem zie. Zover ik weet is er in de geschiedenis van het evenement nog nooit een ticket gratis gegeven aan een volunteer/team voor het extra vrijwilligerswerk. Ook iedereen in het bestuur/PL heeft altijd zijn kaartjes gekocht, omdat het idee is dat iedereen gelijk is. Dit wil niet zeggen dat we helemaal niets kunnen doen, maar we moeten wel kijken op welke manier we dit aanpakken, zodat het eerlijk blijft voor iedereen die tijd steekt in het evenement.

Groet,
Attilla